Les principales sources notariales

Minute d’un contrat de mariage (ADHV, 4 E 3/3)

Les minutes

Les minutes sont les originaux des actes passés devant un notaire, servant de preuve en cas de contestation ou de différend. Elles concernent donc tous les types de contrats et transactions concernant des personnes (contrats de mariages, testaments, inventaires, partages, donations) ou des biens (ventes, baux…). Les minutes appelées aussi notes, étaient le plus souvent rédigées sur du papier d’assez petit format, de manière abrégée utilisant de nombreuses abréviations. D’une écriture rapide, leur lecture n’est donc pas toujours aisée, mais elles portent dans bien des cas dans une marge un résumé de l’acte : type, date, et parfois noms des parties. Les minutes sont conservées dans les études, soit sous forme de liasses, soit sous forme de registres, généralement classées dans l’ordre chronologique.

A partir de 1673, les minutes ont été rédigées sur du papier timbré, le timbre, de forme variable, prouvant le paiement des droits liés à l’acte. Toutes les minutes ne sont malheureusement pas parvenues jusqu’à nous : les plus anciennes ont normalement fait l’objet d’un dépôt aux Archives départementales, où elles sont conservées dans la série E (sous-série 4 E aux Archives de la Haute-Vienne), classées dans l’ordre des versements effectués, puis par étude, dans l’ordre chronologique. Les autres sont encore bien souvent dans les études des notaires.

A l’inverse de la minute, la « grosse » d’un acte est sa copie authentique, rédigée à partir de la minute, mais généralement d’une écriture plus grosse et plus lisible (d’où son nom). Il n’est pas rare qu’elle soit sur parchemin. S’agissant d’une copie elle ne comporte généralement pas les signatures des parties.

Les répertoires

Les répertoires ou tables des notaires, établis dans chaque étude en double exemplaire, indiquent dans l’ordre chronologique les actes reçus (date, type d’acte et noms des parties). Depuis 1791, l’un des deux exemplaires est déposé d’abord au greffe civil du tribunal, avant d’être versé aux Archives départementales. Ce double y est généralement conservé dans la série U. Lorsqu’une étude a déposé ses archives, son exemplaire des répertoires se trouve normalement avec les minutes de l’étude, dans la série E.

Les minutes étant le plus souvent conservées par liasses, le recours aux répertoires peut être utile pour retrouver plus facilement un acte. Hélas il arrive parfois que les minutes des actes mentionnés dans les répertoires n’aient pas été conservées, il est donc impossible de connaître le contenu de cet acte même si grâce au répertoire on en connaît l’existence.

Dans certains cas, il existe aussi des répertoires alphabétiques, des fichiers de clients,  et de simples inventaires des actes, qui ne sont pas des répertoires (listant tous les actes reçus) mais seulement un état des minutes passées par le notaire ou ses prédécesseurs conservées dans l’étude au moment de leur rédaction.

Les sources complémentaires

Le contrôle des actes

Créé dans un but fiscal en 1693, le contrôle des actes des notaires rendait obligatoire la déclaration de tous les actes notariés à un bureau de contrôle. Les registres de ces bureaux, conservés dans la sous-série 2 C des Archives départementales de la Haute-Vienne permettent comme les répertoires des notaires de trouver l’existence d’un acte, même quand les minutes ne sont pas conservées. L’enregistrement des actes contient parfois des détails pouvant le cas échéant suppléer l’absence des minutes.

Bon à savoir : les registres des bureaux de contrôle couvrant l’actuelle Haute-Vienne ont fait l’objet d’un dépouillement systématique par les AGL, pour les contrats de mariage, testaments, inventaires, donations, partages et les mention de successions. Cinq tomes de ces relevés ont déjà été publiés pour les cinq premières décennies (1693-1702, 1703-1712, 1713-1722, 1723-1732, 1733-1742), les suivantes sont en cours de dépouillement. Ces tables du contrôle des actes permettent de retrouver facilement l’existence d’un acte, même si sa minute n’a pas été conservée. Elles sont librement consultables au local des AGL et en salle de lecture des Archives départementales de la Haute-Vienne, et disponibles pour les adhérents auprès de l’association (voir rubrique Nos tables).

Les insinuations

Établies elles aussi dans un but fiscal, les « insinuations » étaient de deux ordres : il existait des insinuations « selon le tarif » pour tous les actes portant donation, et les insinuations « au centième denier », consistant à prélever 1% de la valeur des biens concernés dans l’acte. Antérieures au contrôle des actes, les insinuations ont ensuite été enregistrées dans les mêmes bureaux que celui-ci. Comme les registres du contrôle des actes, ceux des insinuations sont conservés dans la sous-série 2 C des Archives départementales.

Bon à savoir : les AGL ont publié une table alphabétique des insinuations de contrats de mariages, donations et testaments dans la sénéchaussée de Limoges pour la période 1660-1673. Les insinuations d’actes à partir de 1693 ont été intégrées aux tables du contrôle des actes.

Les autres registres des bureaux de contrôle

Parallèlement aux insinuations et au contrôle des actes proprement dit, l’administration contrôlait un certain nombre d’autres actes, percevait différents droits et tenait autant de registres ou de fichiers. Conservés moins systématiquement que ceux du contrôle et des insinuations, ceux qui sont parvenus jusqu’à nous le sont dans la sous-série 2 C des Archives départementales de la Haute-Vienne.

On y trouve notamment des registres de contrôle des exploits d’huissiers, des registres de recettes des droits divers du domaine (droits d’échange, de sceau, de petit-scel, droits sur les affirmations de voyage, droits réservés, amendes, franc-fief…), des sommiers de recherches (sommier des découvertes ou droits douteux, des contraintes ou droits certains), des tables alphabétiques (tables des acquéreurs et nouveaux possesseurs, des vendeurs et anciens possesseurs, des baux à ferme et à loyer, des baux de main morte, de partages, de copartageants, de contrats de mariages, de donations, de successions acquittées, de testaments contrôlés, des tables alphabétiques  de décès, des tables d’extraits de sépultures par paroisses…). Pour plus de détails, consulter le répertoire numérique de la sous-série 2 C édité par les Archives départementales.

L’enregistrement

En 1790, le contrôle des actes et les insinuations furent remplacés par l’enregistrement. Ces registres des actes civils publics répertorient, par ordre chronologique, l’ensemble des minutes passées devant les notaires du secteur géographique du bureau concerné. Les registres de l’enregistrement sont conservés dans la sous-série « 3 Q » des Archives départementales.

Les hypothèques

Parallèlement à l’enregistrement, les actes notariés concernant des biens immobiliers font l’objet d’une transcription intégrale au bureau des hypothèques. Ils sont conservés dans la sous-série 4 Q des Archives départementales. Contrairement à l’enregistrement, dont les registres ne transcrivent que des résumés, les actes sont transcrits en entier dans les registres des hypothèques, créés par la loi du 11 brumaire an VII (1er novembre 1798). Fut alors créé un service de conservation des hypothèques dans chaque arrondissement.

Bon à savoir : en 1927, les bureaux des hypothèques de Saint-Yrieix et de Rochechouart furent rattachés à celui de Limoges. Leurs registres sont intégralement conservés aux Archives départementales, c’est aussi le cas de ceux de la conservation des hypothèques de Limoges antérieurs à 1857. Les autres sont toujours conservés dans l’administration concernée (Limoges et Bellac).

Comment faire une recherche ?

Les recherches dans les minutes

Pour trouver un acte dont vous connaissez la date, reçu par un notaire dont vous connaissez l’identité et le lieu de résidence, vous pouvez le rechercher directement parmi les liasses des minutes de ce notaire si elles ont été déposées aux Archives. Pour cela, il faut d’abord s’assurer que ces minutes sont bien conservées et consultables, et trouver la cote de la liasse dans laquelle est susceptible d’être conservé l’acte.

Il faut donc consulter d’abord les instruments de recherche de la sous-série 4 E des Archives départementales : le tableau alphabétique des notaires ou celui des notaires par localité. Ces tableaux indiquent pour chaque notaire le lieu d’exercice, la période pour laquelle les actes sont conservés, ainsi que les cotes extrêmes correspondant à leurs liasses, registres ou répertoires. Par exemple, pour le notaire Estienne, de Limoges : Estienne (1701-1749), cotes 4 E 5 / 1 à 58. Ce qui indique que les actes de ce notaire pour la période 1701-1749 sont conservés sous la cote 4 E 5, répartis en 58 sous-cotes correspondant à autant de liasses ou de registres.  Pour connaître la cote précise de la liasse recherchée et consulter celle-ci, il faut alors se reporter au répertoire détaillé de la cote 4 E 5. Dans cet exemple, pour un acte reçu par Estienne en octobre 1720, la cote précise sera : 4 E 5 / 24, liasse regroupant les actes passés par ce notaire de septembre à décembre 1720.

Bon à savoir :

• Dans les liasses, les actes sont théoriquement classés dans l’ordre chronologique (parfois en sens inverse : les plus anciens en fond de liasse et non au début), mais ce n’est pas toujours le cas.
• Certains types d’actes ont pu être classés à part (les testaments par exemple), qui peuvent alors se trouver soit regroupés en fin de liasse, soit dans des liasses ne regroupant que ces types d’actes, indépendamment des autres.
• Enfin il peut exister des lacunes : des années entières peuvent avoir été perdues ou ne pas avoir été déposées, des actes peuvent avoir été distraits de la liasse censée les contenir.

Les recherches dans les répertoires

Pour rechercher si un acte a été reçu par tel ou tel notaire, lorsqu’un répertoire des actes de ce notaire existe, mieux vaut le consulter avant de se lancer « à l’aveugle » en quête d’un acte dans les liasses elles-mêmes. Il faut pour cela utiliser les mêmes tableaux et instruments de recherche que précédemment, indiquant les cotes des éventuels répertoires, lesquels peuvent être conservés soit dans la sous-série 4 E (archives des notaires) soit dans la série U (exemplaires du greffe). Ces répertoires sont le plus souvent chronologiques. Il existe parfois aussi des tables alphabétiques.

Les recherches dans les registres de contrôle

Pour trouver l’existence d’un acte sans pour autant connaître au préalable le nom ni la résidence du notaire, on peut avoir recours aux archives du contrôle des actes (de 1693 à 1791), conservées dans la sous-série 2 C, ou celles de l’enregistrement (à partir de 1791), conservées dans la sous-série 3 Q des Archives départementales.

Il faut alors rechercher d’abord dans les répertoires numériques de chacune de ces sous-séries, le ou les bureaux du secteur dans lequel se porte votre recherche pour la période concernée. Pour chaque bureau les registres sont chronologiques. Leur consultation permet de retrouver l’enregistrement d’un acte, sa date, le nom et la résidence du notaire concerné. On procédera alors comme précédemment en recherchant dans le répertoire numérique de la sous-série 4 E la liasse pouvant contenir la minute de l’acte.

Attention :

• Tous les actes contrôlés n’ont pas pour autant été conservés. La consultation des registres de contrôle ou d’enregistrement peut permettre de connaître l’existence d’un acte mais celui-ci n’est pas nécessairement conservé si les minutes du notaire concerné n’ont pas été déposées ou comportent des lacunes.
• Les archives du contrôle des actes peuvent elles aussi être lacunaires.

Bon à savoir : pour la Haute-Vienne, le contrôle des actes des notaires a fait l’objet d’un relevé exhaustif des AGL, par décennie, pour les principaux actes utiles aux généalogistes (contrats de mariages, donations, partages, inventaires, testaments), ce qui facilite grandement les recherches et évite le recours direct aux registres de contrôle. Ces relevés sont listés dans des tables alphabétiques consultables en salle de lecture des Archives départementales.

Outils de recherche

Outre les inventaires et répertoires numériques mis à la disposition par les Archives en salle de lecture, permettant de trouver la cote de la liasse ou du registre recherché, les Amitiés Généalogiques du Limousin proposent à leurs adhérents des outils spécifiques de recherche dans les archives notariales : des tables alphabétiques des 5 types d’actes les plus utiles aux généalogistes (contrats de mariages, testaments, donations, inventaires, partages). Ces tables à double entrée (classement par nom de chacune des deux parties) donnent au minimum les noms et prénoms des parties, le type et la date de l’acte, le nom du notaire, la source dans laquelle a été relevée cette mention : minute, répertoire, contrôle des actes, insinuation, etc.

Les AGL proposent ainsi plusieurs catégories de tables :

• Tables des Minutes des Notaires : mentions d’actes relevés uniquement dans les minutes
• Tables des Répertoires des Notaires : mentions d’actes relevées dans les seuls répertoires
• Tables du Contrôle des Actes : mentions d’actes relevées dans les registres du contrôle et insinuations
• Tables des Insinuations : mentions d’actes relevées uniquement dans les registres d’insinuations
• Tables des Actes des Notaires : mentions d’actes relevées dans les différentes sources ci-dessus

Ces données sont, au fur et à mesure des nouveaux relevés, intégrées dans notre base globale, permettant une recherche rapide.

Les minutes de certains notaires ont également fait l’objet d’un dépouillement exhaustif. Les adhérents des AGL peuvent obtenir sur commande  copie de la fiche analytique des actes ainsi relevés. Aucune copie ou transcription intégrale des actes originaux ne peut en revanche être délivrée.

Pour connaître les actes dont une analyse est disponible, cliquez ici.

Pour connaître le détail des tables disponibles, consultez notre Boutique.